【チェックリスト付】オフィス開設のやること・スケジュール！半年前から始める準備

抜け漏れを防ぐ！オフィス開設やることチェックリスト（フェーズ別）

 

まず全体の工程を俯瞰するためのリストを以下にまとめました。各項目の詳細は後述の解説をご覧ください。

【12〜6カ月前】事業計画・要件定義

[   ] 開設の目的と優先順位の明確化

[   ] 初期費用の予算組みと資金調達の準備

[   ] プロジェクト体制と意思決定フローの決定

[   ] 必要面積・立地・賃料の条件整理

[   ] 内装・インフラ・セキュリティの要件洗い出し

 

【6〜4カ月前】物件探し・比較・契約

[   ] 物件内見と図面以外の制約（設備・柱等）の確認

[   ] 入居審査の準備（必要書類の確保）

[   ] 賃貸借契約の締結（工事区分や特約の確認）

 

【4〜2カ月前】レイアウト設計・内装工事・インフラ手配

[   ] 基本設計および実施設計の確定

[   ] 工事会社や什器業者の選定と発注

[   ] オープニングスタッフの採用活動開始

[   ] 回線・電話・ネットワークの新規手配

 

【2〜1カ月前】設備・備品・各種制作物の準備

[   ] 什器・OA機器・電化製品の手配（購入・リース等）

[   ] サイン・名刺・印鑑・社内書類の制作開始

[   ] （※該当する場合）既存オフィスの解約予告と原状回復

 

【1カ月前〜当日】入居準備・搬入・周知

[   ] 搬入計画と当日の段取り（役割分担）の策定

[   ] 取引先や顧客への案内状送付

[   ] Webサイトや名刺の所在地変更手続き

 

【2週間前〜開設後】届出・申請と運用開始

[   ] 法人登記（本店または支店）の準備と申請

[   ] 税務署や都道府県税事務所への届出

[   ] 社会保険や雇用保険の手続き（年金事務所等）

[   ] 運用ルールの整備（鍵管理や来訪フロー）

 

オフィス・事務所開設のスケジュール全体像と進め方

全体の期間（リードタイム）の目安を把握したうえで、希望日から逆算してスケジュールを組み立てます。

スケジュール作成段階で起こりやすいのは、タスクの量よりも着手する「順番」や「前提条件」の見落としです。たとえば内装工事は物件契約後、インターネット回線の工事は所在地確定後でないと進められません。そのため、遅延できない重要タスクの期限を先に把握し、そこから全体の予定を組むと計画が崩れにくくなります。 

オフィス開設とオフィス移転の違い（ゼロから揃えるタスクが中心）

オフィス開設は、ゼロから業務基盤を立ち上げるプロジェクトです。物件や什器、通信回線、社内ルールまで、すべてを新しく用意する必要があります。今ある備品や設備を流用できる移転と比べ、新規で選定・購入・契約する手間や費用が格段に増えるのが特徴です。

中でも、注文した備品が届かないトラブルには要注意です。「とりあえず今あるものを使う」という手が使えないため、手配の遅れがそのまま開業日の遅れにつながるリスクがあります。「これがないと仕事が始められないもの」から優先して準備を進めましょう。 

➨移転の場合はこちらの記事をご活用ください。

オフィス開設にかかる期間の目安

一般的なリードタイムは、丁寧に行うなら12〜6カ月前からの着手が安心です。12〜6カ月前は要件定義、6〜4カ月前は物件契約、4〜2カ月前は内装工事やネット回線手配と進みます。規模や業種によって変動するため、スケジュールには十分な余裕を持たせておきましょう。

特にネット回線開通と内装工事が遅れると、そもそも業務をスタートできないといったケースも多くあります。申し込みを早めに済ませ、「万が一ネット工事が間に合わなかったら、レンタルWi-Fiでしのぐ」といった代替案まで考えておくと安心です。ただし、レンタルWi-Fiの場合は、大人数での同時接続や大容量データの送受信には耐えられない可能性があるため、あくまでメール確認やチャット業務などの緊急避難的な利用にとどめることに注意してください。

スケジュール作成前に決めること（目的・要件・体制）

「目的」「予算」、そして「誰が担当・決定するのか」が曖昧なまま進行すると、途中で計画が崩れやすくなってしまいます。着手前に社内で意思決定の軸と役割を整え、後からのやり直しを最小限に抑えましょう。

目的と優先順位を明確にする

まずはオフィス開設の目的を言語化します。採用強化なのか、営業拠点なのかで、必要な立地や広さが変わります。目的が混在している場合は、主目的と副目的に整理するだけでも分かりやすくなるはずです。

次に、「駅徒歩5分以内は絶対」「来客用の会議室はできれば欲しい」など、条件の優先順位を整理します。これに加えて、「このオフィスで何を達成したいか」という具体的な目標を決めておけば、無駄な設備投資を防ぎ、必要な機能に予算を集中させることに繋がります。

初期費用と資金調達の見通しを立てる

初期費用は物件取得費や内装工事、備品代などに分けられます。重要なのは総額だけでなく、支払い時期の把握です。契約時の保証金や工事の着手金など、早い段階でまとまった資金が必要になることも少なくありません。

自己資金で足りるか、融資や補助金・助成金を活用するかを早めに判断しましょう。それぞれ審査に時間がかかるうえ、制度自体が「契約・支払い前の申請」を原則としていることが多く、物件決定後に動いては手遅れになってしまいます。計画的に申請を進めることが重要です。

プロジェクト体制と意思決定フローを決める

開設プロジェクトは、窓口が分散するとスムーズに進みづらくなります。責任者や承認者、現場代表者を明確にし、外部業者との窓口は一本化することが大切です。

設計は誰が決めるのか、IT要件は誰が出すのかなど、役割分担も事前に定義します。定例会議と決裁期限を設けたうえで、途中のレイアウト変更や予算オーバーに備え、変更時の相談ルートや決定ルールまで定めておくと安心です。 

【12〜6カ月前】事業計画・要件定義

最初のフェーズは「希望条件の整理」が中心です。ここで希望をしっかりと固めておくことで、物件探しがスムーズになり、費用の見通しも立てやすくなります。いきなり物件を探し始めるのではなく、「どんなオフィスにしたいか」という計画をじっくりと練る期間にしましょう。

必要面積・立地・賃料の条件を整理する

広さは、半年〜1年先の増員見込みも含めて決めます。狭すぎると後からレイアウト変更などの想定外の費用がかかるため注意が必要です。

立地は「顧客にとっての利便性」と「従業員の通勤や採用環境」 の両面から検討しましょう。

賃料は共益費などを含めた月額で比較します。家賃が安くても、保証金や仲介手数料などが高額な場合があるため、初期費用の予算内に収まるかも必ず確認してください。

内装・インフラ・セキュリティの要件を洗い出す

内装は、執務室や来客用の会議室など「どのような空間がいくつ必要か」というレイアウトの観点から考えます。各スペースの用途が決まれば必要な電源やネット環境も見えてきますが、ここで注意したいのが電気容量や空調などのビル側のインフラ設備です。これらは入居後に変更することが難しいため、優先的に確認しましょう。

また、入退室管理などのセキュリティ設備も特殊な配線工事を伴うため、予算や建物の都合ですべてを実現できない場合があります。あらかじめ要件を「必須条件」と「可能であれば叶えたい条件」に分けておくと、やり直しリスクを軽減できます。

【6〜4カ月前】物件探し・比較・契約

物件選びは、全体のスケジュールを大きく左右する重要な工程です。内見から審査、契約条件の調整までには一定の時間がかかるため、スムーズに進められるよう早めの行動を心がけましょう。

条件の良い物件はすぐに他の借り手がついてしまうため、あらかじめ比較表などを用意し、迷わず短期間で決断できる準備をしておきましょう。また、「そもそもこの物件で希望通りの内装工事ができるか」「自社の業務が問題なく行えるか」を契約前にしっかりと確認することも重要です。

内見で確認するポイント（レイアウト自由度・設備）

内見は「図面からは読み取れないマイナスポイント（制約）」を確認する場です。天井高や柱の位置は、レイアウトの自由度を大きく左右します。また柱が多いと想定人数分のデスクが配置できないケースがあるため注意が必要です。

分電盤の容量や搬入経路、将来の拡張性も確認します。現在の人数にぴったりの広さで決めてしまうと将来的に増員した際に手狭になってしまうため、数年後のことも視野に入れた上で物件を選びましょう。

入居審査と保証会社の準備

初めての事務所開設で壁となるのが入居審査です。決算書や事業計画書などの提出が求められますが、書類準備の遅れが契約遅延リスクにつながるため、物件を検討する段階で先に揃えておくとスムーズです。また、契約時に利用する保証会社は、貸主や管理会社が指定するケースがほとんどであり、原則として借主側で選ぶことはできない点にも留意しておきましょう。

賃貸借契約の注意点（工事区分・原状回復・特約）

契約書では、工事区分（A工事・B工事・C工事といった、費用負担や発注者の分け方）と工事申請フローを必ず確認します。ビル指定業者が多い場合、費用が割高になりスケジュールにも影響するため、それらを考慮した予算やスケジュールを組みましょう。

原状回復の範囲や特約事項も重要です。ここを契約前に確認・交渉しておかないと、退去時に想定外の追加費用が発生するリスクがあるためです。さらに工事時間の制限や音出し作業の可否など、工事の注意点まで読み込み、疑問点は契約前に解消しておくことが大切です。

【4〜2カ月前】レイアウト設計・内装工事・インフラ手配

契約後は、同時進行で決めるべきタスクが集中します。特にインターネット回線のように手配に時間がかかるものは、他の作業と並行して進めることを心がけてください。

工事は設計が固まらないと発注できません。まずは「基本設計」で大まかな方向性を固め、次に「実施設計」で実際の工事に使える具体的な図面へと仕上げていく手順がおすすめです。

基本設計・実施設計の進め方

最初の基本設計では、オフィス開設の目的に合わせて「絶対に譲れないポイント」を明確にします。ここで関係者の合意が取れると、この後の工程の決裁がスムーズに進みやすいです。

実施設計では、コンセント位置やLANコンセントの数など、後から変更すると追加費用や手間がかかる部分を確定させます。変更期限を設け、終了後は原則変更しない運用にすると予算オーバーを防ぎやすくなります。

工事会社・什器ベンダーの選定と発注

相見積もりを取る際は、比較する条件を揃えることが大前提です。内装の範囲や廃材処分なども金額に、含む・含まないの条件を統一して比較します。

また、金額だけでなく、工程表の精度や遅延時の対応方針も評価軸にしてください。自社と同じ規模のオフィスを手がけた実績がある会社を選ぶと、想定外のトラブルを避けやすくなります。

オープニングスタッフの採用活動スタート

開設に合わせてスタッフを募集する場合、採用計画の逆算も重要です。いつまでに内定を出し、いつ現地に配属するかを時系列で整理します。

入社日が開設日に近すぎると、研修が間に合わず業務品質が落ちる恐れがあります。所在地確定前からエリア表記で募集を始めるなど、採用機会を逃さない工夫が必要です。

回線・電話・ネットワークの新規手配

インターネット回線は申し込みから開通まで時間がかかるため、物件契約後すぐに手配を進めます。入居日やビルの設備情報が必要になるので、早めに情報を集めましょう。

固定電話を置く場合は、配線計画が必要です。レイアウトが決まる前にIT担当者だけで配線を進めてしまうと、「机の位置とコンセントが合わない」といった後からのやり直しが発生するケースがあるため注意が必要です。

繁忙期の価格高騰と工期遅延リスクを織り込む

春の引越し繁忙期や年度末は、工事も物流も大変混み合います。見積もり単価が上がり工期も延びやすい傾向があるため、「早めに発注を済ませる」もしくは「繁忙期からずらす」ことが、結果的に追加の出費を抑える対策になります。

ビル側の工事制限にも注意が必要です。万が一予定通りに工事が終わらない事態に備え、「一部の内装工事は入居後に回す」「一時的にレンタルWi-Fiを使う」など、まずは最低限の業務をスタートさせるための予備策を用意しておきましょう。

【2〜1カ月前】設備・備品・各種制作物の準備

工事と並行して、業務開始に必要な備品や名刺や看板などを揃えます。納期だけでなく、搬入や設置の条件まで確認することが大切です。

「搬入できない」「組み立てられない」といった事態を防ぐため、搬入可能なサイズや時間帯など、ビルの管理規約も事前に確認します。

什器・OA機器・電化製品の購入／レンタル／リース

購入かレンタルかは、初期費用だけでなく導入後のメンテナンス体制も踏まえて選びます。複合機は故障時の修理や消耗品補充が含まれたリースが便利ですが、短期利用ならレンタルもおすすめです。

什器はデスクやチェアだけでなく、収納スペースも忘れずに確保します。また、冷蔵庫や電子レンジなどの家電を置く場合は、コンセントの位置を確認し、レイアウトに合わせて配線を手配しておきましょう。

サイン・名刺・印鑑・社内書類を整える

エントランスのサインや看板は制作に時間がかかるため、早めに発注します。名刺やWebサイトの所在地表記は統一し、現状のものから切り替えるタイミングを決めておきましょう。

法人実印や銀行印などの印鑑も用途別に揃え、保管ルールを定めます。請求書や契約書などの社内書類も、少しずつ準備を始めると開設後にスムーズです。

【1カ月前〜当日】入居準備・搬入・周知

開設直前は、当日の作業をスムーズに進めるための準備が最優先です。搬入や機器の動作確認の手順を事前に整理し、想定外のトラブルを防ぎましょう。

最初からすべてを完璧に揃えようとせず、「ネットがつながる」「電話が使える」といった最低限の業務環境を優先して整えることが、スケジュールの遅れを防ぐコツです。

搬入計画と当日の段取り（役割分担・動線）

大型什器を先に入れ、次にOA機器というように搬入順序を決めると、作業がスムーズに進みます。搬入用エレベーターの予約やビル管理会社への申請など、施設側との事前の調整も忘れずに行いましょう。

当日は新拠点の受け入れや業者対応など、役割分担を明確にします。レイアウト図と什器に同じ番号を振るラベリングを行うと、業者が迷わず配置できます。

取引先・顧客への案内と所在地変更（Web・名刺・各種登録）

取引先への案内状は、送付先と切替日を事前に決め、速やかに案内を行います。Webサイトや各種SaaS（クラウド上で使う業務ツール）の請求先、銀行など、外部に案内しない各種サービスの登録情報についても、変更漏れがないようリスト化して管理することをおすすめします。

既存の所在地が記載された印刷物が残っていたとしても、混乱を防ぐため、拠点開設日以降は新拠点の表記に統一する運用がスムーズです。

【2週間前〜開設後】届出・申請と運用開始

開設後は期限が迫る手続きが多いため、書類は事前に作成しておき、すぐに提出できる状態にしておきます。提出日を書き出し、担当者を割り振って漏れを防ぎましょう。

法人登記（本店／支店）と定款・議事録の準備

本店移転や支店設置を伴う場合、開設後2週間以内など期限内に法人登記を行う必要があります。定款や議事録など、必要な書類は開設前に完成させておきましょう。

自社での対応が難しい場合は、司法書士への依頼も検討してください。費用はかかりますが、結果的に拠点開設がスムーズに進行できるケースが多いです。

税務署・都道府県税事務所・市区町村への届出

法人設立届出（2ヶ月以内）や給与支払事務所の開設届出（1ヶ月以内）、自治体への事業開始届（15日〜1ヶ月以内）など、提出先は多岐にわたります。期限が短い順に整理したうえで、電子申請が活用できる場合は活用しながら、効率よく手続きを進めましょう。 

社会保険・雇用保険の手続き（年金事務所・ハローワーク）

従業員がいる場合、年金事務所（5日以内）やハローワーク（10日以内）への手続きが必要です。登記簿謄本や賃貸借契約書の添付を求められることもあります。

不明点が多い場合は、社会保険労務士と連携するのがおすすめです。専門家のサポートを受けることで、手戻りのリスクを減らし、スムーズに手続きを進めやすくなります。 

運用ルールの整備（鍵・来訪・備品・IT資産）

開設直後は、事故を防ぐための最低限のルール整備に留めます。鍵の管理フローや来訪者の対応手順など、セキュリティを確保するための基本ルールから定めます。

また、会社が所有するパソコンやスマートフォン、ソフトウェアのライセンスなどが「現在いくつあり、誰が使っているのか」を一覧表で管理するため、IT資産の台帳を作成します。併せて、端末の貸与や故障時のルールも定めておきましょう。最初から完璧を目指さず、まずは最低限のルールだけを定め、運用しながら改善していくのが現実的です。

オフィス開設スケジュールで失敗しないポイント

最後に、プロジェクトで事故が起きやすい「予算」「工期」「外部委託」の3点について対策をまとめてご紹介します。

予想以上にかかる「予算感」を把握し予備費を設ける

開設費用は、追加工事や回線工事、看板作成などで後から膨らむ傾向があります。概算段階から費目を細かく分解し、把握することが重要です。

一定割合の予備費を確保し、追加費用が発生した際の承認ルール（誰が決裁するか等）を事前に決めておくことで、予算オーバーを防ぐだけでなく、決裁待ちによる作業のストップ（スケジュールの遅れ）も防ぎやすくなります。

工期などの予備期間（バッファ）を確保する

審査の遅れや工事枠不足など、工期遅延のリスクは常にあります。特にインターネット回線の手配など、「その作業が終わらないと次の工程に進めない重要なタスク」については、あらかじめ予備日を多めに確保しておきましょう。

「完璧な状態でなくても、最低限ここまで揃えば業務はスタートできる」という基準を設けておくと、想定外の事態が起こっても焦らず柔軟な対応に繋がります。

専門業者への依頼範囲を明確にする（ワンストップ対応の活用）

内装やIT設定を個別発注すると調整の手間が増えるため、窓口を一本化できる「ワンストップ業者」の活用がスムーズです。

ただし、「一式」でまとめられて見積もりの内訳が見えにくくなる点には注意が必要です。「内装費」「電気工事費」「通信工事費」など項目ごとの明細を出すよう事前に依頼し、「どこまでが基本料金で、何が追加費用か」を契約前に必ず確認しましょう。

まとめ：計画的な事前準備で、理想のオフィス開設を実現しよう

オフィス開設を成功させるコツは、目の前のタスクから進めるのではなく、スケジュールに影響しやすい重要な工程から逆算して計画を立てることです。特に時間がかかる内装工事やネット回線の手配などは最優先で着手しましょう。

まずは目的と予算を明確にし、希望条件を整理したうえで物件探しをスタートさせます。いざ動き出したら、不測の事態に備えて予算やスケジュールに余裕を持たせつつ、ぜひ本記事のチェックリストを活用して抜け漏れなく準備を進めてください。

会社設立直後で物件の審査に不安がある場合や、スムーズな拠点探しをご希望の際は、「ちいきぼオフィス」の活用もぜひご検討ください。万全の準備を整えて、新しいオフィスでの素晴らしいスタートを切りましょう！