オフィス移転の手続き＆各機関への届出を徹底解説！

「オフィス移転を任されたけれど、何から手をつければいいのかわからない…」「手続きに漏れがあったらどうしよう…」。オフィスの移転は、企業にとって新たなスタートを切る大切な機会です。しかし、同時に多岐にわたる手続きやタスクが発生し、担当者の方には大きな負担がかかります。特に、官公庁への届け出や各種手続きの期限を管理しきれず、作業の遅延やミスが発生してしまうのではないかと不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、オフィス移転をスムーズに、そして確実に完了させるための全体像を詳しく解説します。準備段階から移転後まで、必要な手続きやチェックリストの活用方法、専門業者の選び方までを網羅的に紹介します。

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オフィス移転の全体像とスケジュールを把握する

オフィス移転を円滑に進めるためには、全体的な流れとスケジュールを事前に把握することが重要です。計画性と効率を重視する担当者の方にとって、タスクの可視化は必須です。

移転の目的を明確にする

まずは、なぜオフィスを移転するのか、その目的を明確にしましょう。事業拡大、コスト削減、働き方改革など、目的によって選ぶ物件や内装工事の内容、費用も大きく変わります。プロジェクトチームを編成し、メンバーと目的を共有することから始めると、後の作業がスムーズになります。

移転準備のスケジュール

一般的に、オフィス移転の準備期間は6ヶ月から1年が目安とされています。特に、移転先の物件選定や内装工事、各種業者とのやり取りには時間がかかるため、余裕をもった計画が大切です。

移転前（6〜3ヶ月前）に行うべき準備：この時期は、新オフィススペースの候補を絞り込み、賃料や立地条件を確認しながら契約準備を進めるのが一般的です。同時に、オフィスのレイアウト案や必要な設備をリストアップし、内装業者や引っ越し業者に見積もりを依頼します。

移転直前（2〜1ヶ月前）に行うべき準備：移転日が近づいてきたら、旧オフィスの片付けと新しいオフィスの準備を本格的に進めます。不要なオフィス家具や備品を整理・処分し、電話回線やインターネットの移転手続きを開始しましょう。各種契約（セキュリティサービス、清掃業者など）の更新・解約手続きの漏れがないか、担当者同士で確認を徹底します。

移転当日・移転後に行うべきこと：移転日当日は、搬入作業を円滑に進めるため、事前にレイアウト図を業者と共有しておきます。移転後は、各種書類の提出や住所変更手続き、社内への周知を速やかに行うことが重要です。

旧オフィスの解約と原状回復手続き

旧オフィスの退去は、新オフィスへの移転準備と並行して進める必要があります。特に、原状回復工事は高額になりがちで、貸主と借主の間でトラブルが発生しやすいポイントです。

解約通知の提出とオーナー・管理会社への連絡

賃貸借契約書には、解約を申し出る期間が明記されています。一般的に、退去の6ヶ月前とされているケースが多いですが、念のため確認し、早めに解約通知を提出しましょう。その後、オーナーや管理会社と連携を取り、原状回復工事の範囲や費用について事前に相談することが大切です。

原状回復工事の依頼・費用の目安と交渉

オフィスを退去する際は、入居時の状態に戻す原状回復工事が必要です。原状回復工事の費用は、物件の規模や工事内容によって大きく異なります。

高額な費用を請求されるリスクを回避するためには、工事範囲を正確に把握し、複数業者から見積もりを取る相見積がおすすめです。相見積を比較検討することで、適正価格を判断し、業者と費用について交渉する材料になります。

また、居抜きで退去できる可能性についても、オーナーや管理会社に相談してみるとよいでしょう。居抜きでの退去が認められれば、原状回復費用を大幅に削減できます。

主要な官公庁・機関への届け出一覧

オフィス移転時には、法務局や税務署など、多くの官公庁や機関への届け出が必要です。提出の漏れを防ぐためにも、必要な書類を事前にリストアップし、スケジュールを管理しましょう。

法務局：本店移転登記の手続き

会社の住所が変更になる場合、法務局での本店移転登記手続きが必須です。法定期限（移転日から2週間以内）を過ぎると過料が課せられることがあるため、最も優先すべきタスクです。登記申請書を作成し、必要な書類を揃えて手続きを行いましょう。

税務署：異動届出書・給与支払事務所移転届の提出

オフィスの所在地変更に伴い、税務署への届け出が必要です。異動届出書や給与支払事務所の移転届を提出します。提出期限は移転後速やかとされているため、法務局の手続きと並行して進めるのがおすすめです。

都道府県税事務所：事業開始等申告書の手続き

新しい場所で生じる地方税に関する届け出も必要です。移転先の都道府県税事務所に事業開始等申告書を提出します。提出方法や期限は都道府県ごとに異なる場合があるため、管轄の事務所の情報を事前に確認しましょう。

年金事務所：適用事業所変更届の提出

健康保険や厚生年金の適用事業所の情報変更のため、年金事務所へ届け出を行います。従業員の保険証や年金手帳の情報をスムーズに切り替えるためにも、早めの提出が重要です。

労働基準監督署・ハローワークへの届け出

労働保険（労災保険など）や雇用保険の名称・所在地変更手続きも必要です。管轄の労働基準監督署やハローワークに、それぞれ労働保険名称・所在地変更届や雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。従業員の雇用管理に影響が出ないよう、確実に手続きを完了させましょう。

その他の届け出

その他、社用車を保有している企業は警察署での車庫証明手続き、ビルが大規模な場合は消防署への防火対象物使用開始届など、事業内容やオフィス環境によって必要な届け出があります。これらの手続きは事前に管轄の機関に相談し、必要な書類や手続きの流れを把握しておくと安心です。

インターネット・電話回線・ライフラインの移転手続き

業務に必要不可欠な通信環境やライフラインの手続きは、移転日に不通とならないよう、早めに準備を開始し、利用停止日と利用開始日の綿密な管理が重要です。

プロバイダ・通信事業者の契約変更

インターネットや電話回線の移転では、多くの場合、数週間程度の工事期間が必要となるケースがあり、早めの対応が重要です。通信回線が不通になると業務が停止してしまう恐れがあるため、移転日の前後で工事や契約変更のスケジュール調整が不可欠となります。

既存の回線をそのまま引き継ぐのか、新たな回線を導入するのか、業務のニーズを検討し、プロバイダと相談して最適なプランを選定しましょう。特に、回線速度やVPNの可否など、業務の継続に重要な要素は事前に確認することが大切です。利用開始日に合わせてインフラを整備できるよう、早めの手配を実施し、移転作業の遅延を防ぎましょう。