【事務所移転のお知らせ】取引先・顧客へのメールとホームページの掲載例

「事務所移転のお知らせをどう書けばいいの？」「取引先や顧客に失礼のない案内をしたい」事務所移転を決定したものの、案内文の作成に悩んでいる総務担当者や責任者の方は多いのではないでしょうか。事務所移転の情報を正確に伝えることは、取引先や顧客との信頼関係を維持し、移転後の業務をスムーズに進めるために欠かせないことです。

この記事では、事務所移転の挨拶状や案内状の書き方、メールやホームページへの掲載内容を具体的な例文とともに解説します。何をいつ、誰に伝えるべきか、必要な項目やマナーをチェックしながら、漏れのない準備を始めましょう。

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事務所移転のお知らせはなぜ必要？

事務所移転をきちんと周知する理由は、関係者とのトラブルや信頼低下を未然に防ぐためです。

信用維持とトラブル回避のために欠かせない理由

事務所移転を周知しないまま業務を続けると、相手先が旧住所に問い合わせを行い、その連絡が届かない事態が発生するリスクがあります。これが続けば取引先や顧客から信用を損なう可能性が高く、ビジネス上で大きな痛手となるでしょう。

移転情報を早めに、かつ正確に伝えることは、信頼継続の要であり、不要なクレームや業務トラブルを未然に防ぐ方法です。また、移転後の新しいオフィス環境やサービス体制の変更がある場合も、正しい情報提供が混乱を防ぐ鍵となります。

移転後の取引や業務連絡をスムーズに進めるメリット

新しいオフィスへ完全に移行した後も、スムーズに連絡が取れる体制を築くことは事業継続に重要です。事前に移転に関する詳細を共有しておけば、郵送物や荷物の誤配送を防ぐだけでなく、電話やメールでの問い合わせも円滑に行えます。

移転によって生じる一時的な混乱を最小限に抑えつつ、ビジネスを止めずに運営できる点が、何よりも大きな利点と言えるでしょう。また、新たな所在地を周辺企業や顧客に知ってもらうことで、今後のビジネスチャンスが広がる可能性もあります。

事務所移転のお知らせに必ず盛り込むべき項目

移転案内を作成する際に欠かせない項目をチェックして、抜け漏れなく準備しましょう。

新住所・電話番号などの基本情報

移転先の住所は郵便番号、ビル名、部屋番号を含め、間違いのないよう細心の注意で記載する必要があります。古い住所を併記する際も、「旧住所」「新住所」を明確に区別してわかりやすく案内することで、相手が間違って旧住所に連絡しないように防止できます。

電話番号やFAX番号が変わる場合は、必ず旧番号と新番号の双方を並記して注意を促すとよいでしょう。

移転日・業務開始日やスケジュール

どのタイミングで新オフィスに切り替わるのかを明示することが、取引先や顧客に余計な不安を与えないポイントです。引っ越し日から何日間か通常業務を停止する場合は、その期間と再開日をしっかりと伝えておきましょう。

これにより、書類の締め切りや商品の発送などに影響が出ないよう、相手もスケジュールを調整できるようになります。

日頃の感謝と今後のお願い

事務所移転の案内文は、ビジネス上の手続きを済ませるだけでなく、相手へ改めて感謝を伝える絶好の機会です。平素より格別のお引き立てを賜り、大変お世話になった皆様に御礼を述べると同時に、今後も倍旧のご愛顧を賜りますようお願いすると、好印象を与えられます。

お知らせのタイミングと準備の流れ

事務所移転の告知は、可能であれば移転予定日の1ヶ月前を目安に行うのが理想とされています。取引先や顧客にとってもスケジュール調整がしやすく、大きな業務上の混乱を避けることができるためです。

1ヶ月前までには送るのが理想

ハガキや書面を利用する場合は印刷や郵送に時間がかかるため、1ヶ月前に準備を始めてもギリギリになることがあります。予定よりもさらに早めに案内準備を進めることを意識しておくと安心です。

送付先リストの作成と案内文作成の手順

送付先のリストアップと、どの媒体を使用して連絡するかの振り分けから始めます。重要な取引先には直接お会いして説明したり、丁寧な案内状を郵送したりと、関係性に応じた手段を選びましょう。

案内文は一度書いただけでは見落としが発生しやすいため、複数人でチェックし、誤字脱字・日付の整合性などを丁寧に確認してください。

事務所移転を伝える方法と活用シーン

さまざまな媒体を活用できるのが現代の強みです。適切な方法を選び、必要な相手に確実に伝えましょう。

メールでの連絡：例文と書き方

メールでの事務所移転案内は、低コストかつ迅速に情報を伝達できるのが利点です。本文では、日頃の感謝表明や移転先の所在地、移転日、連絡先変更といった必要事項を忘れずに含めてください。

件名：「事務所移転のお知らせ」

本文：

拝啓晩秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社は、来る令和◯年◯月◯日より下記へ事務所を移転し、業務を開始することになりました。
これを機に、社員一同気持ちを新たに業務に精励する所存でございますので、今後とも倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶とさせていただきます。

敬具

令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯
◯◯部担当者名

記

【新住所】〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯区◯◯◯-◯-◯
【新電話番号】 03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
【業務開始日】令和◯年◯月◯日

ホームページでのお知らせ：掲載内容と注意点

ホームページ上に事務所移転の告知を掲載する際は、トップページやお知らせ欄など目立つ場所への表示が大切です。

地図やアクセス方法を視覚的にわかりやすく掲載すると、初めてオフィスを訪れる方にも親切です。さらに、連絡先や営業時間などを合わせて更新し、検索エンジンにも正確な情報が反映されるよう心掛けましょう。

挨拶状・ハガキを使う場合の例文

書面での通知は、重要な取引先やフォーマルな場面で特に効果があります。挨拶状特有の文書マナーや敬称をきちんと守ることも、丁寧な印象を与えるうえで欠かせません。

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。この度、弊社は下記へ事務所を移転することになりましたので、ご案内申し上げます。
これを機に、社員一同より一層業務に精励し、皆様のご期待に沿うようお願い申し上げます。まずは書中にてご挨拶とさせていただきます。

敬具

令和◯年◯月◯日
◯◯株式会社 ◯◯ ◯◯

記

新住所：
新電話番号：
営業開始日：

お知らせ作成時に気をつけたいマナーと注意点

事務所移転のお知らせは、ただ情報を伝えるだけでなく相手への心配りを表す機会でもあります。

宛先別の言葉遣いとプライバシー配慮

相手の役職や取引関係によって、文章の丁寧さや言葉遣いを微妙に変えるのが良いでしょう。メールを一斉送信する場合には、BCCを活用して受信者同士のアドレスを見えないようにするなど、プライバシー保護にも注意を払う必要があります。

季節の挨拶や時候のあいさつ

季節の挨拶や時候のあいさつは日本のビジネス文書では一般的ですが、あまり大げさにすると内容が埋もれてしまう場合もあります。あくまでも移転案内が主旨である点に留意し、挨拶は簡潔に留めるとバランスが良いでしょう。

事務所移転のお知らせ文例集

実際に使いやすい例文をいくつかピックアップしてみました。状況に合わせて活用しましょう。

取引先向け：丁寧な案内メール

取引先向けのメールを作成する際は、挨拶と感謝の気持ちをまず示すことから始めます。次に、新住所や連絡先情報を分かりやすく箇条書きにまとめると、相手にも情報が伝わりやすくなります。結びには、今後も変わらぬお付き合いをお願いする姿勢や、何かあれば気軽に問い合わせてもらえるよう促す言葉を添えておくと良いでしょう。